Печать электронных таблиц и диаграмм
…А вот для печати придётся освоить новые приёмы: книга Microsoft Excel существенно отличается от документа Microsoft Word. Поэтому, подготавливая лист или книгу к печати, необходимо позаботиться о том, чтобы все данные были выведены корректно, то есть нужно правильно установить параметры печати и выбрать верное оформление печатных страниц.
Вот вам простой пример: вордовский текст при вводе автоматически переносится на другую строчку и никогда не выйдет за границу листа, если заданы правильные отступы абзаца. Табличные данные при вводе не ограничиваются ни полями, ни размерами страниц, что может создать определённые трудности при печати документа. И здесь нам поможет группа кнопок Вписать на ленте Разметка страницы. Укажите, сколько страниц по ширине и сколько страниц по высоте должен занимать ваш документ, и Excel автоматически установит нужный масштаб изображения.
Для подготовки к печати документа Excel целесообразно перейти в Режим разметки страницы.
В нём документ на экране выглядит таким, каким он будет в печатном виде; хорошо видны начало и конец каждой страницы, колонтитулы. На ленте Вид щёлкните кнопку Разметка страницы в группе Режимы просмотра книги.
Теперь стоит воспользоваться инструментами ленты Разметка страницы или диалоговым окном Параметры страницы, которое открывается при щелчке на названии группы. Можно менять размер и ориентацию страницы, добавлять и изменять колонтитулы, задавать поля для печати, а также скрывать и отображать заголовки строк и столбцов, линии сетки.
Если вы работали в Word, то должны знать, что печать может быть книжная (вертикальное размещение текста на странице) и альбомная (горизонтальное размещение). При подготовке к печати нужно также выбрать размер бумаги и задать поля. Для этого предназначены кнопки Поля, Ориентация и Размер группы Параметры страницы.
Все описанные выше действия можно выполнить также в диалоговом окне Параметры страницы на вкладках Страница и Поля.
Если таблица очень большая и будет напечатана на нескольких листах, читать её будет удобнее, если названия строк или столбцов (а возможно, и те и другие) будут повторяться на каждом листе. Для того чтобы указать, какие это должны быть строки и столбцы, щёлкните кнопку Печатать заголовки группы Параметры страницы. Откроется окно Параметры страницы, вкладка Лист.
В полях сквозные строки и сквозные столбцы укажите диапазоны названий строк и столбцов.
- Печать выделенного диапазона. Если вы хотите распечатать не весь лист Excel, то задайте нужный диапазон в поле Выводить на печать диапазон.
- Устранение разметки поля. Если вы не хотите, чтобы на печатном листе отображалась сетка рабочего поля Microsoft Excel, в пункте Печать снимите галочку с параметра Сетка.
- Центровка данных. При выводе на печать таблиц Excel помещённые на листе данные можно выровнять относительно страницы. Для того чтобы центрировать данные на странице горизонтально и/или вертикально, в окне Параметры страницы на вкладке Поля щёлкните соответствующую надпись.
Для того чтобы внести любые изменения в параметры страницы, вы можете воспользоваться услугами предварительного просмотра и увидеть, как теперь будет выглядеть документ при печати. Для этого, не выходя из диалогового окна Параметры страницы, нажмите клавишу Просмотр. Если вас все удовлетворяет, можете смело нажимать кнопку Печать в Параметрах страницы или выбрать команду Печать, щёлкнув по вкладке Файл.