Оглавления и указатели
Вообще-то ленту Ссылки я бы поставил сразу после ленты Главная — и уж во всяком случае, перед малополезной Разметкой страницы. Ведь она отвечает за СТРУКТУРУ документа — а для тех, кто создаёт в Word документ большого объёма (такой, например, как эта книга, дипломная работа или большая журнальная статья), без структурирования не обойтись никак.
- Оглавление.
- Список литературы.
- Список иллюстраций.
- Указатели терминов.
Всё это и даст вам возможность составить ленту Ссылок — конечно, если вы заблаговременно не поленились облегчить ей работу. Помните главу, посвящённую стилям? Не зря мы так долго и красочно расписывали их возможности — в теории, до поры до времени. А сейчас заставим их поработать на практике.
Конечно, оглавление необходимо не любому документу — если объём текста не превышает десяти страниц, оно чаще всего вовсе без надобности. Но представьте себе рукопись (или, вернее, «компьютеропись») объёмом страниц в сто… И вот тогда без оглавления становится тяжко.
Набирать такой список «ручками» долго и нудно. А если ещё в нём необходимо указывать номера страниц — и вовсе беда: документы имеют свойство обновляться, изменять структуру. Так что же — опять делать список заново?
Не волнуйтесь. Умница Word умеет составлять оглавления и прочие списки автоматически. Конечно, только в том случае, если вы предварительно, ещё при наборе текста, будете помечать, к примеру, будущие элементы того же оглавления, используя специальные стили. А Word впоследствии, повинуясь вашей команде, отыщет в тексте все элементы, помеченные нужными стилями, и представит их вам в виде аккуратного списка.
Возьмём то же оглавление. Набирая текст, форматируйте набранный вами заголовок первого, самого высокого уровня, используя стиль Заголовок 1, более низкий уровень будет Заголовком 2… То же самое и с терминами — только теперь мы применим стили Указатель 1, Указатель 2 и т. д.
Используя стили (особенно это касается оформления заголовков), вы получаете возможность, в качестве приятного дополнения, обзавестись средствами быстрой навигации по документу. В том случае, если ваш текст занимает не одну, а несколько страниц, без них работать становится куда тяжелее.
Помните кнопку Область навигации на ленте Вид? Если вы ещё не включили эту панель, имеет смысл сделать это теперь, когда все наши заголовки помечены соответствующими стилями с соблюдением иерархии. Теперь в левой части окна у нас открылось что-то вроде оглавления. Разумеется, интерактивного — щёлкнув мышкой по названию любого раздела, вы немедленно выведете на экран нужный участок текста.
Ну а чтобы вставить оглавление в виде отдельного листа, нужно нажать кнопку Оглавление.
Вид и количество уровней в оглавлении можно выбрать из библиотеки шаблонов под кнопкой Оглавление, либо установить все нужные параметры вручную (меню Настраиваемое оглавление).
В дополнительном меню этой кнопки вы сможете установить число уровней, которые будут отображаться в оглавлении: например, если вы использовали заголовки уровня с 1 по 6, можно сделать так, чтобы в оглавление вошли лишь уровни вплоть до четвёртого: так поступил и я при работе над этой книжкой, иначе оглавление заняло бы слишком много места.
Разумеется, перед тем как нажать кнопку OK, не забудьте поставить курсор в то место текста, где должен возникнуть указатель или оглавление. Желательно — в конец текста: оглавление в середине нам как-то ни к чему… Схожим образом создаётся и список иллюстраций, только в этом случае нам даже не придётся помечать подписи к рисункам определённым стилем — Word все сделает самостоятельно при создании подписи.
Обратите внимание, что строчки в созданном вами оглавлении — это не просто текст, а гиперссылки (как и названия глав на навигационной панели): щёлкнув по ним, вы можете быстро переместиться к соответствующему участку документа. Редактировать оглавление обычным порядком нежелательно: если вам нужно внести какие-то изменения, вносите их в текст документа и заголовки. Закончив работу, пересоберите оглавление или указатель заново: для этого вам нужно вызвать Контекстное меню оглавления или списка, щёлкнув по нему правой кнопкой мышки, и выбрать пункт Обновить поля. Обратите внимание: в этом режиме можно ограничиться заменой лишь номеров страниц, если вы просто добавляли текст, не трогая заголовки. Или пересобрать оглавление целиком.
Наконец, с помощью этой ленты мы можем создавать сноски внизу страницы, помечать ключевые слова в тексте для автоматической генерации всевозможных указателей (например, списка иллюстраций, указателей литературы).