Рассылки
Эта лента появилась в Word 2007 и перешла в новую версию практически без изменений.
Собственно, шанс, что она вдруг вам пригодится, невелик — но всё-таки…
На этой ленте собраны все инструменты Word, необходимые для создания и рассылки однотипных документов большому количеству адресатов. Скажем, новогодних поздравлений от лица компании всем сотрудникам. Представьте, что в компании работает несколько сотен или даже тысяч человек, и поздравить нужно каждого. Как быть — не набивать же тысячи приглашений, рассылая их вручную!
Кроме того, с помощью этой ленты очень удобно организовать обмен документами с коллегами — в принципе, для этого Word не нужен, поскольку рассылкой ведает другая программа из комплекта Microsoft Office — Outlook. Но если вы хотите выполнить рассылку без отрыва от работы над текстом, эта лента вас здоров выручит.
Первые две кнопки позволят вам распечатать почтовые конверты для обычной, бумажной рассылки, а также наклейки с адресами.
А вот вторая панель — Слияние — «заточена» уже не под бумажную, а электронную рассылку. Работать с ней мы будем в несколько этапов — проще всего воспользоваться услугами Пошагового мастера слияния (Последняя команда в меню Начать слияние) — он откроется в виде специальной панели в правой части экрана:
- Выберите тип документа — например, Электронное сообщение для рассылки по e-mail.
- Выберите документ для рассылки — если он уже открыт в Word, выберите Текущий.
- Выберите получателей. Поскольку рассылка в любом случае будет осуществляться через Outlook, можно воспользоваться его адресной книгой. А можно создать свой собственный с помощью встроенного редактора.
Обратите особое внимание на первое поле — обращение: оно может быть автоматически подставлено в шаблон документа. Так что не перепутайте и не обзовите босса Лапочкой или Пусенькой, а то ведь случается и так.
Остальные поля, скорее всего, вопросов не вызовут, за исключением разве что адреса: для каждой персоны можно указать несколько «емейлов».
После заполнения списка сохраните его — он может вам понадобиться для новых рассылок. А затем вернитесь к созданию письма.
На следующем этапе Мастер предложит вам вставить в документ индивидуальную «шапку» — она может содержать блок почтового адреса или, что бывает гораздо чаще, строку приветствия — её Word создаст самостоятельно, воспользовавшись данными из введённого вами списка адресов. Кроме того, можно добавить к документу ещё и другие настраиваемые поля, с помощью кнопки Другие элементы.