Совместная работа над документом
«Книги не пишутся в одиночку», — говорил древний философ О’Брайен, и был чертовски прав. Что там книгу — для простенького договора сегодня требуется труд десятков опытных единиц «офисного планктона» плюс десяток приглашённых юристов- проверяльщиков. И как, спрашивается, скоординировать усилия всей этой оравы — неужели без конца перекидывать по почте файл с текстом, который покрывается тоннами правок быстрее, чем бродячий пёс блохами?
Раньше так и было, однако уже в Office 2013 Microsoft предложила совершенно иную стратегию: файл (в единственном экземпляре) лежит о «облаке» OneDrive, а работать с ним и вносить свои правки и примечания (причём одновременно) может целая куча людей… Из числа тех, разумеется, кому вы предоставите доступ к документу.
Мы ведь уже заметили кнопку ОБЩИЙ ДОСТУП в правом верхнем углу экрана? Давайте-ка щёлкнем по нему. Если документ сохранен на вашем компьютере, Office первым делом попросит вас создать копию в хранилище OneDrive… И лишь затем откроет вам допуск к меню Общего доступа.
Как видите, работать с ним довольно просто: нужно лишь указать электронные адреса ваших коллег, которым вы даёте право на доступ к документу. Для каждого случая нужно указать, уполномочен ли данный субъект вносить правку в текст или та блицу или может только просматривать документ без возможности изменений.
Кроме этого, можно добавить комментарий: «Вася, жду твоих комментариев к разделу 4445 на странице 8788». С комментариями и исправлениями мы ещё разберёмся в специальном разделе чуть ниже — они будут показаны отдельно для каждого пользователя, с указанием, кому принадлежит та или иная поправка. Что касается адреса — в идеале, конечно, необходимо, чтобы у каждого участника вашей группы был аккаунт Microsoft.
Но если его нет — не беда: можно указать любой e-mail, просто перед тем, как получить допуск к документу, его владельцу необходимо будет создать для этого адреса новый аккаунт Microsoft — только и всего. Процедура эта довольно проста, а в придачу к свежесозданному аккаунту его владелец, напомню, получит ещё и собственный облачный накопитель OneDrive и кучу других сервисов от Microsoft, включая бесплатный онлайновый офис.
Уже в конце этого года при работе в Office 2016 можно будет увидеть процесс редактирования вашего документа в режиме реального времени, наблюдая за текстом прямо в процессе его ввода.